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Política de Tratamiento de Datos Personales

JFK Cooperativa Financiera

1. Política de Tratamiento de Datos JFK Cooperativa Financiera.

JFK Cooperativa Financiera, es un establecimiento de crédito de naturaleza cooperativa, que, en el cumplimiento de su objeto social, recolecta y administra información personal de consumidores financieros, proveedores, empleados y (los) niño(s), niña(s), adolescente(s), y/o dependientes mayores de edad a su cargo y demás grupos de interés.

En cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, las leyes estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012, demás normas regulatorias y complementarias y lo ordenado por el título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, pone a disposición de sus grupos de interés y del público en general, su Política de Tratamiento de Datos Personales.

Por tratarse de una política, es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados, directivos, proveedores, asamblea general de delegados, así mismo, para cualquier persona natural y jurídica que trate datos personales registrados en las bases de datos de la cooperativa, de acuerdo a la relación contractual, comercial o financiera sostenida con ese tercero.

2. Marco Legal.

3. Objetivo.

La presente política tiene como objetivo principal, establecer las disposiciones aplicables a todos los grupos de interés y público en general, referentes al tratamiento de datos personales y su protección, con el propósito de dar cumplimiento a la normativa vigente tanto externa como interna, garantizando por una parte, los derechos de los titulares y por otra, los criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que deberá adoptar JFK Cooperativa Financiera.

Igualmente, aplica para todos los casos en los que la entidad dé tratamiento directamente o por encargo y transfiera información de consumidores financieros, proveedores, empleados, y (los) niño(s), niña(s), adolescente(s), y/o dependientes mayores de edad a su cargo y demás grupos de interés.

4. Alcance.

La política de datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de JFK Cooperativa Financiera, abarca la recolección, uso, transferencia, transmisión, eliminación, circulación y supresión de los datos con ocasión a la autorización otorgada por su titular.

5. Definiciones.

A continuación, se indican las definiciones para efectos de la política de tratamiento de datos de JFK Cooperativa Financiera, de conformidad con su naturaleza jurídica y objeto social: Almacenamiento de información: Es la conservación de datos por medios físicos o electrónicos. . API, o interfaz de programación de aplicaciones: un conjunto de reglas o protocolos que permite a las aplicaciones informáticas comunicarse entre sí para intercambiar datos, características y funcionalidades. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal, escrita o electrónica generada por el responsable que tiene como finalidad informar al titular sobre la existencia de la política de tratamiento y protección de sus datos, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento. Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento. Causahabiente: Es la persona que ha sucedido a otra, en razón a su fallecimiento. Colaborador y/o empleado: Persona que en virtud de un contrato laboral presta sus servicios a la Cooperativa para el desarrollo de su objeto social. Cliente potencial: Persona natural o jurídica que se encuentra en la fase previa de tratativas preliminares con JFK Cooperativa Financiera, respecto de los productos o servicios que ofrece. Cliente: Persona natural o jurídica con la cual la Cooperativa establece relaciones de origen legal o contractual (Ej. Que tienen productos de ahorro con la Cooperativa), pero que no se ha asociado. Consumidor financiero: Todo asociado, cliente, usuario o cliente potencial de las entidades vigiladas. Usuario: Es la persona natural o jurídica quien, sin ser cliente, utiliza los servicios de la Cooperativa. j) Dato Personal: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. k) Dato Personal Público: son aquellos datos personales que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y, para cuya recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización previa del titular de la información. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales que no estén sometidos a reserva y los datos relativos al estado civil de las personas.

Dato Personal Semiprivado: son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. (Ej.: dato financiero y el dato crediticio o de servicios). Dato Personal Privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular y para su tratamiento, requiere de su autorización expresa. (Ej.: nivel de escolaridad, gustos o preferencias de las personas). Dato Personal Sensible: Es aquel dato personal de especial protección, por cuanto afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. No puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente. (Ej. Origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométrico).Datos Personales de los Niños, Niñas y Adolescentes: Datos personales de los menores de edad, sobre los que se encuentra prohibido su Tratamiento, excepto cuando el fin que se persiga con dicho Tratamiento responda al interés de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes. Nota: se entiende por niño o niña las personas entre los 0 y los 12 años, y por adolescente las personas entre 12 y 18 años de edad, menos un día. Dependientes mayores de edad: hijos mayores de edad del empleado que se encuentren en situación de dependencia originada por factores físicos o psicológicos; El cónyuge o compañero permanente del empleado, sus padres y hermanos, que se encuentren en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos, ausencia de ingresos o ingresos. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Finanzas abiertas: La práctica en la cual la Cooperativa abre sus sistemas para que la información de los titulares pueda ser compartida de forma estandarizada con otras entidades vigiladas o no vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, con la autorización del titular y con el objetivo de que dichas entidades provean servicios a los consumidores financieros, garantizando con ello la inclusión financiera.

Habeas Data: Es el derecho que tienen los titulares a conocer, actualizar y rectificar, su información personal. Proveedor: Persona natural o jurídica que en virtud de un contrato presta bienes y/o servicios a JFK Cooperativa Financiera, bien sea de manera habitual, directa o indirectamente. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento. Tercero receptor de datos: Persona jurídica a quien la Cooperativa puede compartir información del Titular, con previa autorización de este, y el cual trata los datos personales en el contexto de las finanzas abiertas con el objetivo de proveerles sus productos o servicios a los titulares.

Transferencia de Datos: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país . Transmisión de Datos: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objeto de que un encargado realice tratamiento por cuenta del responsable . Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

6. Identificación del Responsable.

Los datos personales recolectados serán tratados por JFK Cooperativa Financiera, con NIT. 890.907.489-0, su domicilio es en el Distrito Especial de Ciencia, Tecnología e Innovación de Medellín, en la Carrera 51 # 43 -24, teléfono en Medellín es 604 262 6444y correo electrónico para efectos del tratamiento de datos personales, es datospersonales@jfk.com.co.

7. Derechos de los Titulares y Deberes de la Fuente o Responsable de la Información.

7.1. Derechos de los titulares de los datos personales: 7.1.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales con respecto a aquellos suministrados a la Cooperativa como responsable del tratamiento, o ante los eEncargados del Tratamiento contratados por ella. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

7.1.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Cooperativa, como fuente y responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley. 7.1.3. Ser informado por la Cooperativa como responsable del Ttatamiento, o por el eEncargado del Tratamiento contratado por la Cooperativa, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. 7.1.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley y demás normas reglamentarias, internas o externas por parte de la Cooperativa, o de los Encargados del Tratamiento contratados por ésta. 7.1.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución por parte la Cooperativa como fuente y/o responsable, o por el Encargado contratado por ésta; la solicitud podrá realizarse por parte de los titulares a los canales citados en el numeral 6, “IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE” o como se indica en numeral 14 “CANALES Y PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE PETICIONES, CONSULTAS Y/O RECLAMOS” del actual documento.

La solicitud de supresión o revocatoria no procederá, cuando los titulares tengan el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de la Cooperativa.

7.1.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. 7.1.7. Ejercer los derechos fundamentales al hábeas data y de petición, cuyo cumplimiento se podrá realizar además, a través de los operadores de datos conforme lo previsto en los procedimientos de consultas y reclamos, sin perjuicio de los demás mecanismos constitucionales o legales. 7.1.8. Los demás que contemple la ley y demás normativa reglamentaria.

7.2. Derechos de los titulares en el marco de Finanzas Abiertas

7.2.1. Consultar de manera accesible y permanente las autorizaciones otorgadas. 7.2.2. Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos. 7.2.3. Actualizar, en todo momento, la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos. 7.2.4. Abstenerse de autorizar el tratamiento de su información.

7.3. Deberes de la JFK Cooperativa Financiera como fuente, responsable o encargado de la información: La Cooperativa, en su calidad de responsable del Tratamiento, además en quienes la entidad otorgue la calidad de encargados de los mismos deben cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones relacionadas con el tratamiento de datos: 7.3.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 7.3.2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular o prueba de ésta. 7.3.3. Informar al titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus datos personales y sus derechos en razón a la autorización otorgada. 7.3.4. Conservar la información en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 7.3.5. Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos personales que tenga a su cargo previa solicitud del titular. 7.3.6. Garantizar que la información suministrada a operadores, terceros o encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable y comprensible. 7.3.7. Actualizar la información de manera oportuna a los encargados o tercero autorizado por la ley, respecto de todas las novedades en relación con los datos suministrados y adoptar las demás medidas necesarias para que la información esté actualizada. 7.3.8. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a los operadores y Encargados del Tratamiento.

Asimismo, la Cooperativa les exigirá a los terceros y/o encargados del tratamiento de la información el compromiso de acogerse y dar aplicación a lo previsto en la presente Política de Tratamiento Datos Personales y demás lineamientos establecidos por la Cooperativa, o certificar que sus políticas internas recogen como mínimo, las disposiciones aquí previstas. En este sentido, los terceros y/o encargados deberán adoptar las medidas y condiciones de seguridad y privacidad para los datos personales, que sean compartidos con estos, cuando menos al mismo nivel de protección adoptado por la Cooperativa.

7.3.10. Darle trámite a las consultas, peticiones y reclamos formulados por los titulares, de conformidad con lo previsto en la presente Política y en la Ley.

7.3.11. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. 7.3.12. Informar a solicitud del Titular, sobre el uso y la finalidad otorgada a sus datos personales. 7.3.13. Cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de control en relación con el cumplimiento de la ley y atender los requerimientos que se surtan con ocasión al tratamiento de los datos personales de los titulares.

7.3.14. En los casos en que la Cooperativa actúe como Encargado del tratamiento, cumplirá con los siguientes deberes adicionales: 7.3.14.1. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento, dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. 7.3.14.2. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. 7.3.14.3. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que por mandato legal o contractual, tengan la facultad de acceder a ella.

8. Finalidades del Tratamiento de Datos.

8.1. Finalidad en el tratamiento de los datos personales suministrados por nuestros consumidores financieros:

Con la autorización para el tratamiento de los datos personales por parte del titular, JFK Cooperativa Financiera, podrá tratar la información para las siguientes finalidades: 8.1.1. Promocionar, comercializar u ofrecer directamente o a través de aliados productos y/o servicios propios o en alianza comercial, utilizando cualquiera de los canales habilitados por la Cooperativa. 8.1.2. El cumplimiento de preceptos legales de conocimiento del Titular. 8.1.3. Conocer el comportamiento financiero, comercial y crediticio del titular y el cumplimiento de sus obligaciones legales. 8.1.4. Confirmar y actualizar la información del consumidor financiero, realizar todas las gestiones necesarias tendientes a la apertura y/o vinculación de productos o servicios en la Cooperativa o cualquier entidad autorizada. 8.1.5. Validar y verificar la identidad del consumidor financiero para el ofrecimiento y administración de productos y servicios, así mismo para compartir la información con diversos actores del mercado. 8.1.6. Determinar el nivel de endeudamiento del titular de manera consolidada. 8.1.7. Establecer, mantener y terminar una relación contractual. 8.1.8. Evaluar los riesgos derivados de la relación contractual ya sea potencial, vigente o concluida. 8.1.9. Gestionar las relaciones jurídicas, comerciales crediticias y/o financieras, originadas en la adquisición de productos y/o servicios financieros que ofrece JFK Cooperativa Financiera, sin perjuicio de otros servicios para los cuales se encuentre habilitada por los estatutos y la ley en el marco de la filosofía asociativa de la cooperativa. 8.1.10. Recibir información de JFK Cooperativa Financiera, mediante llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, WhatsApp, o cualquier red social de integración o mensajería instantánea, para enviar extractos, divulgar información legal, de seguridad, información sobre campañas comerciales actuales y futuras, promoción de productos y servicios, eventos, programas, publicaciones, actualidad del sector, información empresarial, educación financiera, entre otros relacionada o conexas con su capacidad estatutaria, contractual y/o legal, dar a conocer cambios o mejoras en los canales de atención, sea que se realice de manera directa o no. 8.1.11. Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea, directamente o mediante un tercero contratado para tal función a través de, llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, WhatsApp o cualquier red social de integración o mensajería instantánea. 8.1.12. Realizar una adecuada prestación y administración de los servicios financieros, incluyendo la gestión de cobranza de forma directa, por medio de terceros o por cesión de la obligación financiera o crediticia y/o el envío de mensajes publicitarios. 8.1.13. Suministrar al titular, información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole que se relacione con el desarrollo del objeto social de la Cooperativa y/o de sus aliados. 8.1.14. Conocer la ubicación y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con fines de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales. 8.1.15. Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, y financiera, esto incluye contactar al cliente para estos fines, y la posibilidad de contacto por parte de la Cooperativa con el titular para dichos propósitos. 8.1.16. Conocer el estado de las operaciones (activas, pasivas o de cualquier naturaleza) o las que en el futuro llegue a celebrar el cliente con JFK Cooperativa Financiera con otras entidades financieras o comerciales, con cualquier agente o sujeto del mercado financiero, operador de información, administrador de bases de datos o cualquier otra entidad similar y que tenga por objeto cualquiera de las anteriores finalidades. 8.1.17. Circular, transmitir, transferir y divulgar la información y documentación con: Entidades con las cuales la Cooperativa tenga la necesidad de compartir la información para efectos de la prestación del servicio y administración del riesgo, tales como, el proveedor de bienes o servicios financieros, terceros contratados para la cobranza y/o que realizan investigación de bienes y derechos, o que realicen avalúos, con las personas o Entidades que estén interesadas en la adquisición de cartera o que la adquieran a cualquier título, con las entidades de redescuento en virtud de las operaciones realizadas con las mismas, con quienes son contratados para la realización de actividades de educación financiera o programas que busquen el desarrollo social del objeto social de la Cooperativa. 8.1.18. Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales. 8.1.19. Acceder y consultar los datos personales que reposen o estén contenidos en las bases de datos de cualquier Entidad Privada o Pública, nacional o extranjera (entre otros, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, la DIAN, la Fiscalía General de la Nación, la Registraduría Nacional del Estado Civil, los Juzgados, Tribunales, Altas Cortes. 8.1.20. Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones, incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imagen o voz, entre otros. 8.1.21. Realizar encuestas de satisfacción concerniente a los servicios prestados por JFK Cooperativa Financiera.

8.1.22. Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales, o bases de datos públicas o privadas que tengan como función la administración de bases de datos de esta naturaleza. 8.1.23. Consultar, circular, complementar y actualizar los datos personales del titular, en cualquier tiempo, con otras bases de datos de suscriptores y/o aliados comerciales, encargados o terceros proveedores de servicios, operadores de información, registros públicos y fuentes públicas de información, tales como pero no exclusivamente, empresas prestadoras de servicios públicos, entidades que formen parte del sistema de seguridad social integral como PILA, telefonía móvil, además, la posibilidad de desarrollar con esta información, actividades propias del objeto social de la Cooperativa y cumplir obligaciones legales. 8.1.24. Efectuar reportes a entes de control, autoridades judiciales y administrativas en cumplimiento de disposiciones legales vigentes o como respuesta a solicitudes y/o requerimientos. 8.1.25. Con relación a los fines relacionados con las evaluaciones necesarias para los procesos de otorgamiento de crédito (los datos que suministra libremente el cliente, relativos a sus condiciones de salud y preexistencias, se destinarán exclusivamente para acceder al seguro de vida que respalda el crédito) y la apertura de productos de captación de la Entidad, así como también para los estudios de carácter estadístico que ésta realice para ampliar su portafolio de servicios y mejorar los existentes. 8.1.26. Obtener conocimiento del perfil comercial o transaccional del titular, el nacimiento, modificación, celebración y/o extinción de obligaciones directas, contingentes o indirectas, el incumplimiento de las obligaciones que adquiera con la Cooperativa o con cualquier tercero, asícomo cualquier novedad en relación con tales obligaciones, hábitos de pago y comportamiento crediticio con la entidad y/o terceros. 8.1.27. Conocer información acerca del manejo de cuentas corrientes, ahorros, depósitos, tarjetas de crédito, comportamiento comercial, laboral y demás productos o servicios y, en general, del cumplimiento y manejo de las obligaciones en cabeza del titular, cualquiera que sea su naturaleza. Esta autorización comprende información referente al manejo, estado, cumplimiento de las relaciones, contratos y servicios, hábitos de pago, incluyendo aportes al sistema de seguridad social, de sus obligaciones y las deudas vigentes, vencidas sin cancelar, procesos, o la utilización indebida de servicios crediticios y/o financieros. 8.1.28. Ejercer los derechos de la entidad, entre ellos, la cobranza judicial y extrajudicial y las acciones conexas para obtener el pago de las obligaciones a cargo del titular o de su codeudor. 8.1.29. Recolección, entrega y demás acciones ante entidades públicas y privadas, nacionales o extranjeras, con competencia sobre la entidad, sus actividades, servicios y/ productos, encaminadas a dar cumplimiento a deberes legales o estatutarios, incluyendo temas relacionados con la prevención de la evasión fiscal, lavado de activos y financiación al terrorismo o propósitos similares, siempre que sean requeridos por autoridades competentes. 8.1.30. Para aquellos eventos o los lugares en los cuales se realice registro audiovisual o fotográfico, estos datos tendrán la finalidad de recolectar imágenes de clientes, asociados, público en general incluyendo menores de edad, las cuales podrán ser difundidas por medios propios o en medios de comunicación masiva, para efectos de mercadeo y registro histórico. 8.31. Realizar análisis de riesgo, la personalización de productos y la interoperabilidad de servicios financieros.

8.2. Datos necesarios para la prestación de los servicios sociales. Son todos aquellos datos personales que deben suministrar quienes ostentan la calidad de asociados, con el objeto de acceder a los recursos de los fondos de solidaridad de la Cooperativa, conforme a los reglamentos establecidos por ésta. Los datos que suministra libremente el asociado, relativos a sus condiciones de salud, se destinarán exclusivamente para acceder a los beneficios que le otorga la la Cooperativa en calidad de asociado conforme a los Estatutos y la ley cooperativa.

8.3. Proveedores. 8.3.1. La información solicitada al proveedor o aliado podrá incluir datos de la persona natural o jurídica, según corresponda. Así mismo, es posible que se solicite información de los empleados del proveedor o aliado, que se encuentren dedicados a cumplir alguna función o relación con la Cooperativa, que por la labor desempeñada requieran acceso a las instalaciones, a los aplicativos y/o sistemas u otros de la Cooperativa. 8.3.2. Realizar el proceso de vinculación del proveedor o aliado con la Cooperativa, generando el desarrollo de los procedimientos internos, los cuales son de relacionamiento, contables, financieros, comerciales, logísticos, entre otros. 8.3.3. Administrar y verificar antecedentes comerciales, reputacionales y los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como detectar y/o prevenir el fraude, corrupción y otras actividades ilegales adelantadas por parte del proveedor o sus empleados, en relación con la operación de la Cooperativa. 8.3.4. Gestionar y fortalecer las relaciones contractuales con el proveedor o aliado, permitiendo un mayor control en las obligaciones asumidas por las partes. 8.3.5. Revisar y evaluar los resultados del proveedor o aliado, con el fin de fortalecer los procesos de contratación dentro de la Cooperativa. 8.3.6. Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del proveedor o aliado, y de acuerdo con los avances tecnológicos. 8.3.7. Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, y financiera a partir de los resultados del proveedor o aliado. 8.3.8. Cumplir con las disposiciones legales y contractuales del conocimiento del proveedor. 8.3.9. Actualizar la información. 8.3.10. Evaluar el riesgo para efectos de la contratación. 8.3.11. Determinar el nivel de endeudamiento de manera consolidada. 8.3.12. Efectuar labores de mercadeo, investigaciones comerciales o estadísticas. 8.3.13. Por razones de seguridad. 8.3.14. Gestionar los posibles conflictos de interés que se puedan generar durante el proceso de selección, como proveedor y/o al momento de la ejecución del contrato suscrito entre el proveedor y la Cooperativa, con el ánimo de fortalecer las obligaciones contraídas entre las partes, y ejercer mayor control de las mismas.

8.4. Colaboradores y/o empleados, candidatos y exempleados. El tratamiento de la información personal de los empleados de JFK Cooperativa Financiera, tiene como finalidad la gestión de las relaciones laborales existentes, así como el desarrollo de las diferentes actividades establecidas por la Cooperativa; dentro de las finalidades del tratamiento de estos datos, se resaltan:

8.4.1. Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su actividad como empleador, y a las actividades propias de su objeto social principal y conexo, las cuales pueden ser realizadas directamente o con el apoyo de terceros con los que se compartirá su información para los fines relacionados con el objeto del contrato. 8.4.2. Compartir sus datos personales con las autoridades (judiciales o administrativas) nacionales o extranjeras, cuando la solicitud se base en razones legales, procesales, y/o tributarias. 8.4.3. En el proceso de selección de candidatos para llenar vacantes en la Cooperativa, la Cooperativa podrá compartir dicha información con empresas especializadas, previamente contratadas para apoyar el proceso de selección. 8.4.4. Acceso y autorización de los beneficios establecidos por el empleador, para el empleado y (los) niño(s), niña(s), adolescente(s), y/o dependientes mayores de edad a su cargo según los requisitos definidos en cada caso. 8.4.5. Consulta de sus datos en las listas internas de control, en cumplimiento de las normas nacionales y políticas internas asociadas al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT. 8.4.6. Con respecto a la información de los empleados vinculados con la Cooperativa, se utilizará dicha base de datos para la ejecución de los procesos de gestión humana conforme a las políticas internas y las normas existentes. 8.4.7. Gestión de posibles situaciones generadoras de conflictos de interés, con el fin de dar cumplimiento a las normas de gobierno corporativo. 8.4.8. La información de los candidatos o aspirantes a cargos dentro de JFK Cooperativa Financiera, que abarca la información contenida en la hoja de vida, se utiliza con el fin de evaluar su ingreso a la entidad y de gestionar el proceso de vinculación. 8.4.9. Tratándose de exempleados, JFK Cooperativa Financiera almacenará, aún después de finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse de la relación laboral que existió conforme a la legislación Colombiana, o la prestación de servicios que en virtud de la relación laboral puedan llegar a prestarse, al igual que, proporcionar las certificaciones laborales que sean solicitadas por el exempleado o por terceros frente a quienes aquel adelante un proceso de selección, la custodia de la información se hará de acuerdo a las tablas de retención documental vigente en la Cooperativa.

8.5. Acceso edificios, agencias y seguridad de las instalaciones. 8.5.1. Gestión de estadísticas internas, 8.5.2. Gestión de requerimientos internos o externos sobre productos o servicios 8.5.3. Atención de consultas, quejas y reclamos sobre operaciones financieras realizadas en la Cooperativa, por consumidores financieros. 8.5.4. La información recolectada a través de este mecanismo se utiliza para fines de seguridad, mejoramiento de nuestro servicio y la experiencia en las instalaciones, así mismo, como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier autoridad judicial o administrativa y de la organización, incluyendo las compañías de seguros.

9. Transferencia y Transmisión de Datos Personales.

JFK Cooperativa Financiera, podrá transferir y transmitir los datos personales de los titulares a terceros con quienes tenga relación comercial o contractual, que provean servicios necesarios para su debida operación. Para esto se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a los datos personales, cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y las obligaciones establecidas en la Ley.

Cuando JFK Cooperativa Financiera, transmita datos personales a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que se indicará como mínimo:

9.1. Los alcances del tratamiento. 9.2. Las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales. 9.3. Las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable, las cuales sumariamente deberán ser: 9.3.1. Dar tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan. 9.3.2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales. 9.3.3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales

10. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, la Cooperativa solicitará al titular de los datos, la autorización para el tratamiento de sus datos personales, a más tardar en el momento de recolección de los mismos, de manera que otorgue su consentimiento previo, expreso e informado, del tratamiento al cual estarán sujetos sus datos personales.

La autorización dada por el titular podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su autorización de manera libre y voluntaria.

La autorización del titular de los datos personales, se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta tales como, comunicación escrita, verbal, virtual, plataformas web o aplicaciones móviles, APIs seguras o por conductas inequívocas. No será necesaria la autorización del titular en los siguientes casos: 10.1. Cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 10.2. Cuando sean datos de naturaleza pública. 10.3. En casos de urgencia médica o sanitaria. 10.4. Para el tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. 10.5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Cuando JFK Cooperativa Financiera, se encuentre frente a alguna de estas situaciones dejará constancia de la situación que ocasionó el tratamiento y, en todo caso, cumplirá con las demás disposiciones contenidas en la Ley.

JFK Cooperativa Financiera, velará por el uso adecuado de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, teniendo en cuenta los principios y obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y/o complementarios., para garantizar los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, se solicitará autorización a su representante legal o tutor, informándole el carácter facultativo para responder preguntas acerca de los datos de los niños, niñas o adolescentes, los datos objeto de su tratamiento y finalidad.

El tratamiento de estos datos está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros: que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, y que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Respecto a la autorización para el tratamiento de los datos sensibles, el titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento, por ello i) se le informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados; ii) se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles.

11. Supresión o Eliminación de la Información.

En caso de solicitar la supresión o eliminación de toda o parte de la información personal, JFK Cooperativa Financiera analizará el requerimiento realizado.

No procederá la supresión o eliminación de los datos personales, cuando el titular tenga algún deber legal o contractual que lo obligue a permanecer en la base de datos que administra JFK Cooperativa Financiera.

12. Revocatoria de la Autorización.

En caso de solicitarse por parte del titular, la revocatoria de la autorización para el tratamiento de sus datos personales, JFK Cooperativa Financiera, analizará el requerimiento realizado y comunicará al titular si esta revocatoria procede o no.

Procederá la revocatoria de la autorización para el tratamiento de datos personales, cuando medie orden de la Superintendencia de Industria y Comercio, por considerar que, el Responsable o Encargado no ha acatado las exigencias contempladas en las leyes que regulan la materia.

No procederá la revocatoria de la autorización, en caso de que el titular tenga algún deber legal o contractual y por ello deba permanecer en la base de datos que administra JFK Cooperativa Financiera.

Las consultas y reclamaciones presentadas se tramitarán de acuerdo con los procesos y procedimientos internos.

13. Vigencia del Tratamiento de los Datos Personales.

Los datos personales estarán sujetos al tratamiento dado por la Cooperativa durante el término contractual en el que el titular de la información tenga el producto, servicio, contrato o relación, además, del término que establezca la ley.

Las bases de datos de la Cooperativa, tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para la cual se autorizó su tratamiento por parte de los titulares y de las normas especiales que regulen la materia, lo descrito, por el término en el cual el titular tenga obligaciones pendientes, responsabilidad directa o indirecta con JFK Cooperativa Financiera, o por los tiempos de prescripción de las obligaciones sin atender por parte del deudor y titular.

14. Canales y Procedimientos para Ejercer los Derechos de Peticiones, Consultas, Quejas y/o Reclamos.

14.1. Canales. Para el ejercicio del derecho de petición, consultas, quejas y/o reclamos, JFK Cooperativa Financiera, ha dispuesto los siguientes puntos de atención al alcance de los Consumidores Financieros:

14.2. Procedimiento.

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, podrán solicitar que se les informe sobre los datos personales del titular que se encuentren almacenados en cualquiera de las bases de datos que administra JFK Cooperativa Financiera y/o presentar reclamos para que su información sea corregida, actualizada o suprimida, cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley.

De acuerdo con lo anterior, JFK Cooperativa Financiera, garantizará el derecho de consulta y los reclamos, dándole a conocer la información personal vinculada al titular.

a. Consultas.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, término que se podrá ampliar máximo por cinco (5) días hábiles más, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, situación que deberá informársele al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta.

b. Reclamos, para actualizar, suprimir, eliminar, revocar, limitar, rectificar los datos.

Requisitos para presentar un reclamo.

-Presentar por escrito solicitud dirigida a JFK Cooperativa Financiera. -Identificación del titular o de quien está presentando la reclamación, señalando su nombre y número de identificación. -Describir el motivo del reclamo de forma clara y expresa, donde se establezcan los hechos que originaron el mismo, presentando los documentos que pretenda hacer valer. -Acreditar el interés legítimo con el que actúa quien presenta el reclamo y adjuntar, en caso de ser necesarios, los soportes correspondientes. -Señalar el número de teléfono, la dirección física o electrónica registrada en la Cooperativa,a efectos de notificar y remitir la respuesta de la solicitud.

En todo caso, si el reclamo está incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Cuando la Cooperativa, no sea la entidad competente para resolver el reclamo presentado, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, y se informará de dicha situación al interesado.

En el caso que el reclamo sea recibido completo, o cuando haya sido completado después del requerimiento para hacerlo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda permanecerá hasta que el reclamo sea resuelto y se ajustará de acuerdo con los procedimientos internos.

Los tiempos de respuesta de los reclamos serán de quince (15) días hábiles contados desde su recibo, de conformidad con las normas que lo regulan.

Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

c. Quejas.

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, solo podrán presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante JFK Cooperativa Financiera, como responsable y/o cualquier encargado, de conformidad con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

14.1. Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y/o reclamos.

El Sistema de Atención al Consumidor Financiero (SAC), será responsable de garantizar el cumplimiento de estas disposiciones y tendrá comunicación directa con los responsables de administrar cada uno de los canales dispuestos con el fin de asegurar el cumplimiento de los deberes consagrados en la ley.

15. Suministro de Información.

La información solicitada por los titulares con ocasión al tratamiento de sus datos personales, les será suministrada principalmente por medios electrónicos o físicos, en el evento en que así lo requiera el titular.

La información respecto del tratamiento de datos personales será suministrada por la Cooperativa, en los términos establecidos por las leyes 1581 de 2012, 1266 de 2008, 2157 de 2021, 1755 de 2015, 1328 de 2009 y sus respectivas reglamentaciones, así mismo, corresponderá con aquella que repose en las bases de datos de la Cooperativa.

16. Personas a Quien se les Puede Suministrar Información.

La información relativa al tratamiento de datos personales podrá ser suministrada a las siguientes personas o entidades: 16.1. A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, debidamente acreditados. 16.2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial. 16.3. A los terceros debidamente autorizados por el titular o por la ley.

17. Medidas de Seguridad Aplicadas al Tratamiento de los Datos.

JFK Cooperativa Financiera, cuenta con un Manual de Políticas de Seguridad de la Información y Ciberseguridad, cuyas previsiones aseguran el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de seguridad de la información. Se ha establecido que en los contratos celebrados con los encargados de los datos, se incluyan cláusulas que establezcan de manera clara el deber de éstos de garantizar la seguridad y privacidad de la información del Titular.

18. Video Vigilancia.

JFK Cooperativa Financiera, utiliza diversos medios de video-vigilancia instalados en diferentes sitios internos de nuestras sedes administrativas y agencias. Es necesario aclarar que, la información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones de la entidad; además, podrá ser empleada como prueba en cualquier proceso ante cualquier tipo de autoridad judicial o administrativa y de la organización, incluyendo las compañías de seguros.

Sobre la existencia de este mecanismo de seguridad, se dispone la información a través de la difusión de la misma en la señalética de los lugares donde exista video vigilancia.

Cuando una persona ingresa a las instalaciones de JFK Cooperativa Financiera, se entenderá que con ello, autoriza a la entidad de forma manifiesta e informada, llevar a cabo el tratamiento de los registros que se obtengan por medio del sistema de video vigilancia, en los términos definidos por la Cooperativa y bajo el cumplimiento de los parámetros legales correspondientes.

19. Uso de Cookies.

JFK Cooperativa Financiera, usa las cookies de los equipos de los visitantes de nuestra página web, siempre y cuando exista la aceptación del uso de las mismas por parte del usuario, excepto, en los casos en que son necesarias para la navegación en nuestro sitio. Los datos recopilados son usados para mejorar las experiencias de las personas que visitan nuestro sitio, para hacer de nuestra web un sitio de fácil acceso y navegación, para la detección de problemas y su solución, para hacer mediciones y estadísticas de uso y proporcionarle a nuestros consumidores financieros información relacionada con sus búsquedas y preferencias a través del uso de nuestra web.

La información que se recopila a través de las Cookies no será utilizada para la identificación o revelación de información de los usuarios; así mismo, por este medio no se recopilará información relativa a números de tarjetas débito o crédito, información financiera o crediticia de los usuarios.

20. Cambios en las Políticas.

Las políticas están disponibles en la página web www.jfk.com.co, cualquier cambio modificación o actualización sustancial en las mismas será informado a través del mismo medio, y posteriormente, en cualquier otro medio que se considere pertinente por la Cooperativa.

21. Vigencia.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales fue revisada por el comité de Gobierno Corporativo en su sesión del 19 de noviembre y aprobada por el Consejo de Administración el día 22 de noviembre de 2025, tal como consta en acta 767 y empieza a regir a partir de la fecha de su aprobación.

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